Jak na… Řízení vzdělávání ve firmě (2)

V první části tohoto mini seriálu jsem vám ukázal jak sestavit ve firmě Career-path (kariérní plán) a k čemu to slouží.

Dnes probereme další dva aspekty řízení vzdělávání, a to:

• Přehled kompetencí zaměstnanců
• Individuální vzdělávací plány (a jak je využít)

Obojí zase bude včetně příkladů, které si můžete snadno stáhnout a rovnou využít ve své firmě.

2. Přehled kompetencí* zaměstnanců

(*kompetence je zvládnutá dovednost, tedy schopnost vykonávat nějakou činnost v požadované kvalitě)

Aby to řízení vzdělávání napříč firmou přineslo všechny své výhody, je třeba mít centrální přehled o tom, kdo z lidí má kterou z dovedností, na jaké je úrovni v této dovednosti, a tudíž jaké úkoly je možné mu svěřit.

Centrální a pro všechny dostupná evidence kompetencí má několik dalších výhod:

• je motivační – když vidím jak se kolegové vzdělávají, mám větší vůli pracovat i na sobě
• nováčci vědí za kým se mají jít poradit s věcmi, které ještě neumí
• je jasným indikátorem toho, kde firmě nějaké dovednosti chybí (má je málo lidí)
• velmi zjednodušuje plánování školení a zamezuje zbytečným školením na něco, co už lidé znají
• je dobrým podkladem pro férové jednání o platech

Opravdu nestačí, aby někde na HR byla uložena tabulka „Kdo ze zaměstnanců byl na jakém školení“, protože to nepokrývá vlastní studium zaměstnanců ani jejich profesní úroveň když nastoupili. Plus jakmile to není pravidelně aktualizované a stále dostupné jejich nadřízeným, nemá to prakticky žádný efekt pro řízení firmy. A to je špatně.

Ten přehled chcete mít nejen pro všechny dostupný, ale také přehledný a tudíž nějak graficky pojatý. A stále aktuální, což v praxi znamená snadno editovatelný kýmkoliv, komu na to dáte práva.

JAK TO UDĚLAT?

Fantastickým nástrojem pro vizualizaci mnoha různých informací, a jejich sdílení v kolektivu, je webová služba Trello. Je zdarma, je i v češtině a je super jednoduchá k použití, protože nevyžaduje žádnou instalaci. Prostě si otevřete webový prohlížeč, zaregistrujete se svou emailovou adresou a můžete používat.

Sdílení v Trellu vytvořených informací je tak snadné, že stačí poslat odkaz. Nebo jej umístit na firemní intranet, do sdílených záložek, kamkoliv. Okno Trella se dá přes html embedding rovnou vložit do jakýchkoliv html kompatibilních systémů, které již ve firmě používáte.

Jak vypadá v Trello ten přehled kompetencí?

Pozor: nestačí, že se podíváte na tento obrázek. Klikněte si na něj a prozkoumejte si co vše ten přehled umí, přímo v Trello.

Zejména se podívejte (otevřete si) na podrobnosti položek v levém sloupci. Jsou tam vysvětlivky jednotlivých kompetencí a jejich stupňů, plus další informace. A především – pokud se do Trella zaregistrujete, můžete si celou tuto nástěnku rovnou zkopírovat a začít ji používat u vás ve firmě. Zkuste to.

3. Individuální vzdělávací plán každého zaměstnance

Úplně základním prvek řízení vzdělávání ve firmě je plán toho, jaké vzdělávání pro jednotlivé zaměstnance chceme, (ale taky co pro ně nechceme), a co od nich v tomto směru v budoucnu očekáváme.

I tady je naprosto zásadní, aby tato informace byla písemně dostupná, a nebyla jen v počítači někoho na HR nebo dokonce pouze v hlavě přímého nadřízeného. Z mého pohledu je správné, aby plán vzdělávání pro každého zaměstnance měl možnost kdykoliv vidět:

• ten zaměstnanec, kterého se to týká
• jeho přímý nadřízený
• jeho liniový manažer (tedy nadřízený nadřízeného, který má zodpovědnost za kapacity)
• personalista, který ho přijímal a má zodpovědnost za úspěšnost zkušební lhůty
• člověk, který je zodpovědný za plánování vzdělávání ve firmě
• člověk, který rozhoduje o platech ve firmě

V tom nám opět pomůže Trello, které učiní tyto informace nejen dostupné a přehledné, ale také umožní snadnou editaci těchto informací těmi, kterým k tomu dáte ve firmě právo. Typicky přímému nadřízenému a člověkovi, který plánuje a obsazuje školení.

Vzor takového individuálního plánu je tady:

Rozklikněte si opět detail, ať to vidíte přímo v Trello. Tento obrázek není kompletní (nevešel by se tu celý).

Mimo jiné si všimněte, že pro pro Zdravotní prohlídku a pro Školení řidičů ve sloupci Povinných školení úplně vpravo vám Trello automaticky hlídá datumy i těchto „školení“. A kterémukoliv registrovanému uživateli tyto datumy samo připomene, pokud si tu funkci aktivujete. Na ukázce je zdravotní prohlídka záměrně propadlá.

Jak to ve firmách používáme?

Tady přichází snad největší kouzlo těchto vzdělávacích plánů řízených přes Trello. (Dá se to samozřejmě evidovat i v jiných nástrojích.)

Typické workflow je takové:

1. Do firmy nastupuje nový člověk a personalista, který jej přijímá, mu na několik kliknutí prostou kopií ze šablony přiděluje individuální vzdělávací plán pro danou pracovní pozici. Zároveň na ni přiděluje práva jeho nadřízenému.
2. Jeho přímý nadřízený při jednom z prvních společných společných sezení vymaže z té šablony oblasti, které od daného zaměstnance vůbec neočekává (klidně stačí jedna šablona společná pro celou firmu). Následně prostými pohyby myší uspořádá pořadí jednotlivých prvků v plánu tak, jak chce aby se jimi zaměstnanec zabýval. Podle potřeby na ně může nastavit i datumy, kdy očekává jejich splnění.
3.  Zaměstnanec sám, v k tomuto účelu přiděleném čase, prochází jednotlivé vzdělávací úkoly a následně je barevně označuje za splněné.
4. Všichni zainteresovaní kdykoliv vidí, jak postupuje a mohou si dle svého uvážení nastavit i automatické upozornění Trella, na změny ve specifických položkách, které je zajímají. Člověk zodpovědný za praktické provedení nějaké zkoušky může být automaticky notifikován pro splnění teoretické přípravy apod.

V této příkladové nástěnce to není vyplněno, ale v realitě bude každá z těch položek na nástěnce obsahovat rovnou odkazy na vzdělávací videa, přihlašovací formuláře do živých kurzů, PDF dokumenty k samostudiu a prostě cokoliv, co si má zaměstnanec projít či udělat, aby se danou položku naučil.

Ohromnou výhodou tohoto postupu je, kromě ohromné úspory času, i centralizace toho, co to vlastně znamená se nějakou oblast naučit. Častým nedostatkem zaučování nových lidí je totiž fakt, že se to dělá pokaždé jinak, různí manažeři jsou různě důslední (a mají různě málo času…) apod.

Tímto způsobem si napříč celou firmou:

1. jen jednou ujasníte co to přesně znamená umět určitou věc na požadované úrovni
2. jednou sepíšete do šablony co má člověk udělat, aby se to naučil
3. jednou si to necháte schválit
4. a každý nový zaměstnanec na dané pozici už to bude znát a učit se stejně

… a pochopitelně to můžete kdykoliv v budoucnu na jednom místě změnit, či vylepšit.

Vytvořit vzdělávácí plán, který by pokrýval všechno, zabere spoustu času. Jenže vy nemusíte hned řešit všechno.

Pokud řízení vzdělávání ve firmě ještě nemáte, začněte klidně s málem.

Zkopírujte si tento můj Trello board do své vlastní registrace, vyházejte co se vám nehodí, a začněte vkládat jen to, co víte. Co už u vás teď funguje. Rozšiřovat to můžete postupně. A velmi snadno do toho můžete přizvat další lidi.

Pomůže vám to. Zkuste to.

Třetím krokem zavádění interního vzdělávání je vybrat lidi, kteří se stanou školiteli, pak je na to připravit a zároveň je k tomu správně motivovat. S tím vám rád pomohu osobně. Kontaktujte mě.